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Organiser votre Personnel

Afin de faire fonctionner votre service Freedom Fone, vous aurez besoin de personnel ou de bénévoles. Fréquemment les gens sous-estiment le travail nécessaire à gérer le contenu, à communiquer avec les appelants et surveiller l'utilisation de leur service Freedom Fone. Il est donc préférable de planifier dès le début du personnel ayant au moins deux capacités: technique et opérationnelles.

Note: nous savons que les organisations envisageant de fournir un service Freedom Fone disposent de budgets souvent limités et le cahier de charges du personnel est généralement élevé. Ajouter les tâches ci-dessous peut s’avérer excessif. Il convient de souligner que Freedom Fone peut se faire à temps partiel, si vous ne pouvez pas dédier de personnel à plein temps; Néanmoins nous recommandons que vous assuriez la réussite du projet en y consacrant des ressources humaines et financières.

Fonctions

Voici quelques tâches typiques qui pourraient être attribuées à deux membres du personnel charges de votre service Freedom Fone:

Personnel technique

• Achats et mis en place de tout équipement
• Installation du logiciel Freedom Fone
• Dépannage, maintenance et remise à jour du système
• Formation du personnel opérationnel sur l’utilisation du système
• Soutien du personnel opérationnel pour ce qui est de l'enregistrement, l'édition et le téléchargement de menus audio
  

Personnel opérationnel

• Besoins du public et assurance de liaison avec eux
• Écriture de scripts et menus d’enregistrements audio
• Vérification et réponse aux messages entrants audio
• Intégration des contributions SMS des appelants
• Administration de sondages SMS
• Exportation et analyse de banques de données du système
• Enquêtes d'audience et évaluations
• Rassemblement des contributions provenant de sources externes

Ressources Nécessaires a votre Personnel

Le personnel opérationnel aura besoin de ressources afin de veiller à la bonne gestion du service Freedom Fone:

• Crédit sur téléphone portable pour coordonner entre public et sources d'information
• E-mail et accès Internet
• Indemnités de déplacement pour réunions occasionnelles avec le public et les intervenants
• Un enregistreur audio simple pour recueillir des interviews sur le terrain
• Accès à un ordinateur pour effectuer les tâches suivantes:
• Éditer et produire les menus audio
• Vérifier les enregistrements Laisser-un-Message de vos appelants
• Contrôler les SMS

Tester est probablement la meilleure approche pour trouver un juste milieu entre personnel et ressources. Au fur et à mesure vous ferez des ajustements pour maintenir ce service. Il est probable que cela change au fil du temps en fonction des changements que vous apporterez à votre service.